پیاده سازی و نظارت

چرخش سریع و صحیح اطلاعات در سازمان‌های بزرگ و سوق دادن فعالیت‌ها و تصمیم گیری‌های لحظه ای و بعضاً سلیقه ای به سمت سیستم‌های مبتنی بر استانداردهای متداول و پذیرفته شده ، یکی از مهمترین عوامل موفقیت سازمان به حساب می آید. اصولاً دامنه اطلاعات و داده هائی‌ که در کارخانجات و سازمان‌های بزرگ بایستی مبادله شوند به حدی است که نمی‌توان در غیاب یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه به صحت آن اطمینان داشت و غالباً گزارش‌های دریافتی تحت تاثیر شرایط خاص و تفسیرهای مختلف تهیه‌کنندگان، متفاوت و متغیر می باشند و مدیریت را در تحلیل داده ها و اتخاذ تصمیم مناسب گمراه می کنند.

امروزه پیشرفت فن آوری ارتباطات و اطلاعات ، اقتصاد دیجیتالی و تجارت الکترونیکی را به دنیا هدیه کرده و این پدیده جدید، رقابت برای ماندن در چرخه اقتصاد را بسیار سخت کرده است. در چنین شرایطی تنها سازمان‌هایی یارای ماندن و پیروز شدن را دارند که خود را برای این چالش آماده کرده و با سرعت ابزارهای لازم برای پذیرش تغییر را در اختیار گیرند.

انتخاب بسته های نرم افزارهای ERPمی‌تواند راهی میان‌بر برای بهره‌مندی از مزایای یاد شده برای سازمان‌ها باشد. در این روش به جای برنامه‌نویسی و ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی مخصوص یک سازمان ، از سیستم‌های اطلاعاتی و برنامه های استاندارد از پیش آماده شده و بر اساس به‌ روش‌های فرآیندی استفاده می شود.

ERPبه معنای برنامه ریزی منابع سازمانی (بنگاه اقتصادی) است و مفهوم ساده این کلمات عبارت است از «یک راه حل نرم افزاری که می‌کوشد کلیه فعالیت‌های واحد‌های مختلف سازمان (اعم از صف و ستاد) را به صورت یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد نماید، به نحوی که تمامی واحدها بتوانند نیازهای کاری و اطلاعاتی خود را از آن دریافت نمایند » اما از نظر علمی ERPسیستمی است که فرآیندهای کاری یک سازمان را با به کارگیری محیط کاری ، داده ها، بانک اطلاعاتی و زبان برنامه ریزی یکپارچه در زمینه های مالی / فروش / خرید / انبارها / تولید ومنابع انسانی مکانیزه می‌نماید.

مجموعه نرم افزارهای ERPنتیجه بیش از ۴۰ سال تجربه و سعی و خطا هستند که به دلیل بهبود مستمر در تکنیک های موجود در مدیریت سازمان‌ها و رشد سریع فناوری اطلاعات ، این مجموعه نرم افزارها نیز روند تکاملی خود را طی کرده اند. این بسته های استاندارد در هر سازمان و در زمان مناسبی که فقط برای بومی سازی سیستم صرف خواهد شد قابل پیاده سازی و بهره برداری می باشند.

مرکز رافسیس مپنا در راستای ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه در گروه مپنا به دلیل ویژگی‌های شرکت SAP این شرکت را به عنوان راهکار برتر ERPانتخاب کرده است و هم اکنون در حال عملیاتی کردن این سیستم در شرکت‌های مختلف مجموعه مپنا می‌باشد.

پیچیدگی پروژه‌های پیاده‌سازی سیستم‌های یکپارچه سازمانی و به طور خاص سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP ) از جهات مختلف از جمله سخت افزار، نرم افزار، مباحث سازمانی و ترکیب این عوامل با یکدیگر بسیار زیاد است. از آنجا که انجام این پروژه ها با ریسک، هزینه و چالش بالایی همراه خواهد بود، نیازمند مدیریت دقیق در همه مراحل پیاده‌سازی خواهد بود. پیاده‌سازی سیستم­های فوق فرآیندی پیچیده است و نیازمند ترکیبی از مدیریت فنی، مدیریت تغییر و مدیریت کسب‌وکار می­باشد. مدیریت پروژه انجام فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، زمان‌بندی پروژه، نظارت و دریافت بازخور و مدیریت ریسک (جلوگیری از بروز بحران و انحراف زیاد از بودجه و زمان برنامه‌ریزی شده ) را بر عهده خواهد داشت.

با توجه به تجربه این مرکز در پیاده­سازی سیستم­هایی از این نوع و همچنین به‌کارگیری طرح­ها و راه­کارهایی که در روشگان ASAPو استانداردهای مدیریت پروژه ، تلاش خواهد شد تا با لحاظ نمودن مقیاس، پیچیدگی و سایر ویژگی‌های یک پروژه، فرآیندهای واقعی مدیریت پروژه شکل گرفته و پروژه قابل کنترل و مدیریت باشد. این پیچیدگی­ ها با دقت بالا مورد بررسی قرار گرفته و راه­کارهای موثر جهت گذر از آنها در طول اجرای پروژه ارائه خواهد شد.

چارچوب نظارت

مرکز رافسیس به عنوان ناظر، محدوده فعالیت ها و اقدامات نظارتی خود را در قالب زیر تعریف نموده و جهت اجرایی نمودن آن روشگان، راه‌کارهای اجرایی و ساختار تفکیکی ارائه خدمات خود را ارائه نموده است.